お中元のお礼状をビジネスで送る際の基本マナー
お中元のお礼状には「形式」と「タイミング」の2つのマナーがあり、どちらが欠けても相手への配慮が伝わりません。
お礼状の役割は「受取報告」と「感謝の表明」
お礼状には、品物を確かに受け取ったという報告と、贈ってくれた相手への感謝を伝える2つの役割があります。特にビジネスの場面では、お礼状を送ること自体が「今後もよい関係を続けたい」という意思表示になるため、受け取ったまま放置するのは避けたいところですよね。お礼状を一通送るだけで、取引先との信頼関係をより深めるきっかけになります。
お礼状を送るタイミングは届いてから3日以内が目安
お礼状は品物を受け取ってから3日以内に投函するのが一般的なマナーとされており、届いた当日か翌日に対応できれば理想的ですね。もしすぐに手紙を用意するのが難しい場合は、先に電話やメールで受取の連絡を入れておき、後日あらためて書面のお礼状を送ると丁寧な印象を保てます。
お礼状の基本構成｜6つの要素と正しい順番
ビジネスのお礼状は、決まった構成に沿って書くと過不足なくまとまります。以下の6つの要素を順番どおりに並べるだけで、格式ある文面が完成するため、初めて書く方でもそれほど迷わずに済むでしょう。
▼お礼状の基本構成
- ①頭語（拝啓・謹啓など）
- ②時候の挨拶（季節に合わせた定型表現）
- ③相手の安否を尋ねる一文
- ④お中元をいただいたお礼と感謝の言葉
- ⑤相手の健康・繁栄を願う結びの挨拶
- ⑥結語（敬具・謹白など）＋日付・差出人・宛名
時候の挨拶一覧｜月別の使い分け早見表
お礼状を書く時期によって、ふさわしい時候の挨拶は変わります。お中元の受け取りは6月下旬〜8月中旬に集中するため、この期間の挨拶を把握しておけば対応に困りません。お礼状を投函する月に合った表現を選んでください。
▼月別の時候の挨拶
| 月 | かしこまった表現 | やや柔らかい表現 |
| 6月 | 向暑の候 / 梅雨の候 | 梅雨空が続いておりますが |
| 7月 | 盛夏の候 / 猛暑の候 | 暑さ厳しき折ではございますが |
| 8月 | 残暑の候 / 晩夏の候 | 立秋とは名ばかりの暑さが続きますが |
封書・はがき・メールの使い分けと選び方
お礼状の送り方は封書・はがき・メールの3種類があり、相手との関係性や状況によって適切な手段が異なります。
封書が適している場面｜取引先や目上の方への正式なお礼
封書は最も丁寧な送り方の一つであり、取引先の代表者や目上の方に送る場合に適しています。白い無地の封筒と便箋を使い、手書き・縦書きで仕上げるのが正式な形式とされており、社長名義でお礼状を出す場合など会社の信用に関わる場面では封書を選んでおけば間違いありません。
はがきが適している場面｜親しい取引先への略式のお礼
普段からやり取りのある担当者や、ある程度親しい関係の取引先にははがきでも失礼にあたりません。ただし、はがきは文面が第三者の目に触れる可能性があるため、社外秘の情報や踏み込んだ内容は避けてください。夏らしい柄の入ったはがきを使うと、季節感が添えられて好印象につながります。
メールが適している場面｜急ぎの受取連絡や社内のお礼
メールは略式の連絡手段ですが、届いた直後にひとまず受取の報告をしたいときには有効な手段といえます。社内の上司に対するお礼も、日常的にメールでやり取りしている間柄であれば問題ないケースが多いでしょう。ただし、取引先など社外の方に対しては、メールだけで済ませるのではなく後日あらためて書面を送るのがマナーです。
迷ったときの判断基準｜相手との関係性で選ぶ
どの方法で送るか迷ったときは、相手との関係性と日頃のやり取りの手段から判断するとスムーズに決められます。以下の表を目安にしてみてください。
▼送り方の判断基準
| 相手 | 推奨する送り方 | 補足 |
| 取引先の代表者・役員 | 封書（手書き・縦書き） | 最も丁寧な対応 |
| 取引先の担当者 | 封書またははがき | 関係性に応じて選択 |
| 社内の上司 | はがきまたはメール | 社風に合わせる |
| 至急の受取連絡 | メール＋後日書面 | メールのみで終わらせない |
【封書・はがき】ビジネスで使えるお中元お礼状の例文
ここからは実際に使える例文を、送り先の相手別にご紹介します。文面の構成や言い回しの参考にしてみてください。
取引先の企業宛に送るお礼状の例文
取引先の企業に宛てて送る場合は、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」を使うのが一般的な形式です。社名・部署名・役職を正確に記載し、敬称は「御中」または「様」を使い分けてください。
拝啓 盛夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さてこのたびは結構なお品をご恵贈賜り、誠にありがとうございました。日頃より格別のお引き立てをいただいておりますうえ、このようなお心遣いまで頂戴し、恐縮に存じます。暑さ厳しき折、皆様のご健勝と貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。略儀ながら書中をもちましてお礼申し上げます。敬具 令和〇年〇月〇日 株式会社〇〇 代表取締役 〇〇〇〇
取引先の担当者個人宛に送るお礼状の例文
個人宛の場合は、日頃の仕事上の感謝を自分の言葉で添えると形式的な印象を和らげられるうえ、会社名と部署名を書いた上で「〇〇様」と敬称を付けるのが正しい書き方です。定型文にひと言パーソナルな一文を足すと、相手の記憶に残りやすくなるでしょう。
拝啓 猛暑の候、〇〇様におかれましてはご健勝のこととお慶び申し上げます。このたびはお心のこもったお品をお送りいただき、誠にありがとうございました。いつも〇〇の件では大変お世話になっており、あらためて感謝申し上げます。時節柄、どうぞご自愛くださいませ。まずは書中にてお礼まで。敬具
上司や社内の目上の方に送るお礼状の例文
社内の上司に対しては、取引先ほどかしこまる必要はないものの、感謝の気持ちはしっかり伝えたいですよね。頭語は「拝啓」で問題ありませんが、いただいた品物の感想を具体的に一文入れると、受け取ったことが伝わりやすくなります。
拝啓 盛夏の候、〇〇部長におかれましてはお変わりなくお過ごしのこととお慶び申し上げます。このたびはご丁寧なお中元を頂戴し、誠にありがとうございました。早速家族と一緒にいただきましたが、大変おいしく皆で喜んでおります。まだまだ暑い日が続きますので、どうぞご自愛ください。 まずはお礼まで申し上げます。敬具
お礼状の送付が遅れた場合のお詫びを添えた例文
3日以内に出せなかった場合でも、遅れた理由を簡潔に添えたうえでなるべく早く投函してください。「遅くなりましたが」とひと言お詫びを入れるだけで、誠意は十分に伝わります。1週間以上空いてしまったときは、先に電話で一報を入れてから書面を送ると、より丁寧な対応になるでしょう。
拝啓 残暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さてこのたびは結構なお品をお送りいただき、誠にありがとうございました。本来ならばすぐにでもお礼を申し上げるべきところ、出張が重なりご挨拶が遅れましたことをお詫び申し上げます。 時節柄、皆様のご健勝をお祈り申し上げます。 敬具
【メール】ビジネスで使えるお中元お礼状の例文
急ぎで受取連絡を入れたい場合や、社内の上司への略式のお礼にはメールが便利でしょう。件名の付け方にも押さえておきたいポイントがあります。
取引先へのお礼メールの例文と件名の書き方
取引先にメールでお礼を伝える場合、件名は内容がひと目でわかる書き方にしてください。「お中元のお礼」など簡潔な件名であれば、受信者が後から検索しやすくなる利点もあります。
件名：お中元のお礼（株式会社〇〇） 本文： 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。このたびはご丁寧なお中元を頂戴し、誠にありがとうございました。いつも格別のお引き立てをいただいておりますうえ、このようなお心遣いまで賜り、大変恐縮しております。暑さ厳しき折、〇〇様もどうぞご自愛くださいませ。取り急ぎ、メールにてお礼申し上げます。
社内の上司へのお礼メールの例文
社内メールの場合は、取引先宛ほど格式張る必要はないものの、丁寧な言葉遣いは欠かせません。日頃の指導への感謝を一文添えると、形式的なやり取りで終わらずに済みます。
件名：お中元のお礼 本文： 〇〇部長
お疲れさまです。〇〇です。このたびはお心のこもったお品を頂戴し、ありがとうございました。家族ともども大変おいしくいただきました。いつも温かいご指導をいただき、感謝しております。暑い日が続きますが、どうぞお体にお気をつけください。
メールでお礼を伝える際の注意点
メールはあくまで略式の連絡手段であり、正式なお礼状の代わりにはなりません。取引先に送る場合は「取り急ぎメールにて失礼いたします」と添え、後日書面であらためてお礼状を出すのが望ましい対応です。
▼メールで送る際の注意点
- 件名に用件を明記し、埋もれないようにする
- 社外向けは後日あらためて書面を送付する
- 絵文字やカジュアルな表現は避ける
- 受け取った当日〜翌日までに送信する
お中元のお礼状に使える無料テンプレートの活用法
毎回ゼロから文面を考える手間を省きたい方には、無料テンプレートの活用がおすすめです。ひな形を土台にすれば、作成時間を大幅に短縮できるでしょう。
無料テンプレートを配布しているサイトの紹介
お中元のお礼状テンプレートは、Word形式やPDF形式で無料ダウンロードできるサイトがいくつかあります。文面が入った状態で配布されており、宛名や差出人を差し替えるだけですぐに使えるのが利点ですね。以下のサイトではビジネス向けのテンプレートが充実しています。
▼テンプレート配布サイトの例
| サイト名 | 特徴 |
| テンプレートBANK | イラスト入りはがき形式が豊富 |
| 経費削減実行委員会 | 縦書き・横書きを選択可能 |
| 日本の人事部 | ビジネス文書に特化したWord形式 |
テンプレートを使うときのカスタマイズのコツ
テンプレートの文面をそのまま使うと、相手にも定型文だと見抜かれてしまう場合があります。形式はテンプレートに頼りつつ、お礼の言葉や品物の感想など1〜2文を自分の言葉に書き換えると、心のこもった印象に変わるでしょう。
▼カスタマイズのポイント
- 時候の挨拶を投函月に合わせて変更する
- いただいた品物の感想を具体的に一文入れる
- 結びの挨拶に相手の状況に合った気遣いを添える
お中元のお返しを贈る場合のマナーと品選びのポイント
お礼状を送るだけでなく、お返しの品を贈りたいと考える方も少なくないでしょう。贈る際の相場や時期にも押さえておきたいマナーがあります。
お中元にお返しは必要？基本的な考え方
お中元はもともと日頃の感謝を伝える贈り物であるため、お返しは必ずしも必要ではなく、お礼状だけで十分とされています。ただし、同等以上の立場の方からいただいた場合や、今後のお付き合いを深めたい相手には、感謝の気持ちとして品物を贈るケースも少なくありません。その際は「お中元のお返し」ではなく「暑中見舞い」や「残暑見舞い」として贈るのがマナーです。
お返しを贈る場合の相場と時期の目安
お返しの相場は、いただいた品物の半額〜同額程度が一般的な目安です。あまり高額な品を返すとかえって相手に気を遣わせてしまうため、バランスを意識してください。時期としては、お中元を受け取ってから2週間以内に届くよう手配するのが望ましいでしょう。のし紙の表書きは、7月15日までなら「御中元」、立秋頃までなら「暑中御見舞」、立秋を過ぎたら「残暑御見舞」と使い分けます。
夏の贈り物に喜ばれる品の選び方
夏のお返しには、季節感があり日持ちのする食品が喜ばれる傾向にあります。特にそうめんは「夏の定番ギフト」として幅広い世代に受け入れられやすく、贈り先の好みがわからない場合でも選びやすいでしょう。 明治10年創業の巽製粉が手がける「麦坐 三輪素麺 国産原料限定使用」は、約1,300年の歴史を持つ三輪手延べの技法を受け継いだ独自の技で仕上げた手延べ素麺。厳選された小麦粉ならではのコシと風味、なめらかな舌ざわりともちもちした食感が特長で、木箱入り・のし対応も可能なため、ビジネスの贈答品としても格式を保てます。
※出典：巽製粉株式会社「麦坐 三輪素麺 国産原料限定使用」https://shop.miwa-tatumi.co.jp/product/%e9%ba%a6%e5%9d%90-%e4%b8%89%e8%bc%aa%e7%b4%a0%e9%ba%ba%e5%9b%bd%e7%94%a3%e5%8e%9f%e6%96%99%e9%99%90%e5%ae%9a%e4%bd%bf%e7%94%a8-50%ef%bd%87×5%e6%9d%9f%e3%80%80gl-250/
よくある質問｜お中元のお礼状ビジネスマナーQ&A
お礼状は手書きでないと失礼にあたる？
手書きが最も丁寧とされていますが、複数の取引先に送る場合は印刷でもマナー違反にはなりません。フォントは明朝体を選ぶと上品な印象になりますが、宛名だけでも手書きにすると相手への配慮が一段と伝わるのでおすすめです。
頭語と結語の組み合わせを間違えたらどうする？
頭語と結語には正しい組み合わせがあり、「拝啓」には「敬具」、「謹啓」には「謹白」が対応しています。万が一間違えて投函してしまった場合は、あらためて訂正の手紙を送るほどではありませんが、次回から正しい組み合わせを使うよう心がけてください。
お中元を辞退したい場合のお礼状はどう書く？
会社の規則などで贈答品を受け取れない場合は、お礼と辞退の旨を丁寧に伝えたうえで品物を返送します。「誠に恐縮ではございますが、弊社の社内規定によりお品物をお受けすることが叶いません」のように、辞退の理由を明記すると相手も納得しやすくなるでしょう。品物だけを無言で返送するのは大変失礼にあたるため、必ず書面を添えてください。
まとめ｜ビジネスのお中元お礼状は形式を押さえれば難しくない
ビジネスシーンでお中元のお礼状を書く際は、基本の構成とタイミングさえ守れば、それほど難しい作業ではありません。最後に、この記事で解説した要点を振り返っておきましょう。
▼この記事のまとめ
- お礼状は受け取りから3日以内に送るのがマナー
- 基本構成は「頭語→時候の挨拶→安否→お礼→結び→結語」の6要素
- 封書・はがき・メールは相手との関係性で使い分ける
- テンプレートを活用しつつ、感想を1〜2文添えると好印象
- お返しを贈る場合は「暑中見舞い」や「残暑見舞い」として半額〜同額が目安
お礼状を送った後、「お返しの品もきちんと選びたい」と考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。夏の贈答品は受け取る側の食卓に並ぶものだからこそ、品質が伝わる品を選びたいですよね。贈り先の好みがわからない場合、日持ちのするそうめんギフトは幅広い世代に喜ばれる選択肢の一つです。 先ほどご紹介した巽製粉の「麦坐 三輪素麺 国産原料限定使用」は、木箱入り・のし対応可能でビジネスの贈答にも対応しているので、お返しの品選びにお悩みの方は一度詳細をご覧になってみてください。
